La procedura di generazione delle note spese è considerata idonea qualora siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati.
In tale ambito, per quanto attiene alle modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, quest'ultimi sono obbligati ad emettere fattura, in formato elettronico via SdI, qualora venga richiesta dal committente.
Tuttavia, laddove il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non è sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta, ai fini della deducibilità del costo. Pertanto, è necessario che la spesa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore, da cui sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
Entrambi i suddetti documenti, potendo risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, sono documenti analogici originali "non unici".
In tale casistica, dunque, una volta completata la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico in conformità alle disposizioni di riferimento, sarà possibile procedere alla distruzione degli eventuali originali cartacei.