Garante Privacy. Trattamento dei dati personali dei lavoratori effettuato mediante posta elettronica

Con proprio Provvedimento¹, il Garante Privacy ha accertato la violazione da parte di un datore di lavoro della disciplina privacy e giuslavoristica con riferimento al trattamento dei dati personali contenuti nell’account di posta elettronica dato in uso ai lavoratori.

L’Autorità formula alcune considerazioni, riportate di seguito,  utili a una corretta impostazione dei trattamenti realizzati attraverso il servizio della posta elettronica aziendale:

• l’obbligo di rendere ai lavoratori un’informativa, individuale o attraverso una policy aziendale, in ordine:
• alle caratteristiche essenziali dei trattamenti effettuati, con particolare riferimento alle modalità e alle finalità della raccolta e della conservazione dei dati;
• alle attività di controllo che il datore di lavoro si riserva di effettuare sugli stessi. A tal riguardo, il Provvedimento richiama l’indicazione dettagliata delle modalità e delle procedure adottate, comprese le operazioni che possono svolgere gli amministratori di sistema;
• la sistematica ed estesa conservazione di tutte le e-mail, al fine di assicurare la continuità dell'attività aziendale, risulta sproporzionata e non necessaria e che l'ordinaria ed efficiente gestione dei flussi documentali aziendali possa conseguirsi con strumenti meno invasivi per il diritto alla riservatezza dei lavoratori e dei terzi. Pertanto, in linea con i principi di necessità e proporzionalità, il datore di lavoro dovrebbe optare per sistemi di gestione documentale che, attraverso l'adozione di appropriate misure organizzative e tecnologiche, consentano di individuare i documenti da archiviare, nonchè di garantirne l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità prescritte dalla relativa disciplina di settore;
• il trattamento di dati personali contenuti nelle e-mail effettuato per finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria. Al riguardo, il Provvedimento evidenzia come tale trattamento debba riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose e non ad astratte e indeterminate ipotesi di possibile difesa o tutela dei diritti;
• la messa a disposizione del dipendente dell'archivio di tutte le e-mail inviate e ricevute attraverso il proprio account aziendale. Sul punto, il Provvedimento sottolinea come tale facoltà rientri tra le modalità di messa a disposizione degli strumenti di lavoro. Tuttavia, è necessario che al database relativo al singolo account abbia accesso esclusivamente il lavoratore intestatario e che, in relazione alla raccolta e alla conservazione necessarie a consentire le operazioni di trattamento da parte di quest’ultimo, il datore di lavoro osservi le disposizioni in materia di amministratori di sistema;
• la facoltà del datore di lavoro di verificare l'esatto adempimento della prestazione e il corretto uso degli strumenti di lavoro deve sempre salvaguardare la libertà e la dignità dei lavoratori. Pertanto, la raccolta sistematica delle e-mail in transito sugli account aziendali dei dipendenti, la loro memorizzazione per un periodo non predeterminato e comunque molto ampio e la possibilità per il datore di lavoro di accedervi per finalità indicate in astratto e in termini generali (es. la difesa in giudizio; il perseguimento di un legittimo interesse) consente di effettuare un controllo massivo, prolungato e indiscriminato del lavoratore, che la disciplina giuslavoristica, anche a seguito delle modifiche disposte dal cd. Jobs Act, non ammette;

• la necessità di disattivare gli account riconducibili a ex lavoratori identificati o identificabili e di adottare sistemi automatici per informare i terzi e fornire loro indirizzi alternativi riferiti all'attività professionale del titolare del trattamento. 

Note

1. Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali 1° febbraio 2018 (Numero 53 del Registro dei Provvedimenti).

Contatti

Ulteriori informazioni e chiarimenti possono essere richiesti al Settore Fisco e Diritto d'Impresa, tel. 0258370.267/308, fax 0258370334, e.mail fisc@assolombarda.it