Monografia - Incassi e pagamenti digitali: opportunità e soluzioni per le imprese

0.  Introduzione
1.  Pagamenti digitali 
     1.1. Buy now pay later (BNPL) 
     1.2. Request to pay (SRTP) 
     1.3. Account to Account (A2A)
     1.4. Pagamenti ricorrenti 
           1.4.1. SEPA Direct Debit (SDD) 
           1.4.2. Pagamenti ricorrenti con Carte di pagamento
     1.5. Pay-by-link
2. Ottimizzazione amministrativa. 
     2.1. Soluzioni avanzate per la riconciliazione dei pagamenti 
          2.1.1. Virtual IBAN
          2.1.2.Check IBAN
          2.1.3. Payment Orchestration Platforms (POP)
          2.1.4. Corporate Banking Interbancario (CBI) 
     2.2.Gestione spese del personale. 
          2.2.1. Carte aziendali 
          2.2.2.Mobility as a Service
3. Impatti dell’evoluzione normativa sull’operatività e sullo sviluppo di nuovi prodotti
     3.1. Il concetto di Open banking
     3.2. Il limite al contante
     3.3. Cybersecurity
     3.4. Glossario

0. Introduzione

L’innovazione tecnologica, l’ingresso sul mercato di nuovi prestatori di servizi di pagamento (PSP) e la crescita dei volumi di pagamenti digitali⁽¹⁾ mettono a disposizione sempre più soluzioni che possono aiutare le imprese a ottimizzare il ciclo incassi-pagamenti, la riconciliazione contabile e lo sviluppo commerciale.

Con questa monografia vogliamo offrire una panoramica delle soluzioni applicabili alle diverse imprese e, con la consulenza degli esperti dell’associazione, facilitare le imprese nella loro applicazione anche attraverso il contatto diretto con i principali fornitori dei servizi di pagamento.

1.  Pagamenti digitali

1.1. Buy now pay later (BNPL)

Come funziona: con il Buy Now Pay Later (BNPL), noto anche come 'Pay in X',  il consumatore, una volta terminato l’acquisto sulla piattaforma di pagamento, nella fase di check-out, può scegliere di dilazionare l’importo del suo acquisto in un numero predefinito di rate senza interessi. L’azienda riceverà l’intero importo a fronte di una commissione pagata al fornitore del servizio di pagamento (PSP). Le soluzioni di BNPL sono integrabili con tutte le principali piattaforme e-commerce. È possibile utilizzarli anche all’interno dei punti vendita integrandolo con il Pay by Link. Per il pagamento possono essere utilizzate carte di pagamento e anche wallet digitali. Le soluzioni di BNPL sono al momento principalmente rivolte al commercio B2C e non è presente una disciplina normativa specifica né a livello italiano né a livello europeo.

1.2.   Request to pay (SRTP)

Come funziona: attraverso il Request to Pay, il beneficiario del pagamento può inviare al pagatore una richiesta di denaro in tempo reale attraverso diversi canali digitali e sistemi di messaggistica. Il pagatore può successivamente approvare ed eseguire la transazione, avendo inoltre la possibilità di aggiungere dati e informazioni riguardanti il pagamento per facilitare la rendicontazione della transazione.

Lo schema SEPA Request To Pay (SRTP), pubblicato il 30 novembre 2020 dall’European Payments Council, è un sistema che consente al beneficiario di richiedere ad un pagatore una somma di denaro riferita ad una transazione, standardizzando e digitalizzando l’avviso di una richiesta di pagamento da parte del creditore al debitore. A seguito dell’approvazione del pagamento da parte del pagatore, il pagamento avverrà in modo istantaneo e irrevocabile. Attualmente lo scherma non è ancora operativo ma potrebbe avere risvolti molto significativi soprattutto per i pagamenti B2B a livello europeo e per il pagamento delle fatture elettroniche. Si tratta di un servizio che garantisce la certezza e la trasparenza delle transazioni di pagamento tra imprese e tra privati, anche a livello internazionale.

1.3.   Account to Account (A2A)

Come Funziona: attraverso le soluzioni di pagamento Account to Account (A2A), che permettono il pagamento direttamente dal conto bancario del pagatore a quello del beneficiario, il pagatore al momento di effettuare la transazione, seleziona sulla pagina di pagamento la soluzione di A2A convenzionata con la propria banca.

Il pagatore verrà, quindi, automaticamente reindirizzato al suo servizio di online banking dove troverà il bonifico precompilato e non modificabile. Una volta che il pagatore avrà autorizzato la transazione, questa verrà disposta immediatamente e irrevocabilmente. Il creditore riceverà conferma in tempo reale dell’avvenuto pagamento irrevocabile, a differenza di quanto avviene per i pagamenti disposti tramite bonifico SEPA. Il pagamento verrà effettuato direttamente dal conto corrente senza dover quindi rispettare i vincoli del plafond delle carte; questo metodo di pagamento è quindi adatto per le transazioni di importo rilevante.

1.4.  Pagamenti ricorrenti

Come funzionano: alla base dei pagamenti ricorrenti vi è un accordo tra le parti. Infatti, il pagatore deve autorizzare, tramite mandato, il creditore ad addebitare il proprio conto o la propria carta. Successivamente all’autorizzazione, il creditore inserisce il mandato nella piattaforma da lui scelta al fine di impostare l’invio dei pagamenti (sia tramite carta di pagamento sia tramite SDD) in modo che le transazioni possano essere effettuate automaticamente secondo quanto stabilito dalle parti. 

I pagamenti ricorrenti sono utilizzati per la sottoscrizione di numerosi servizi, abbonamenti ed anche per l’invio periodico di merci. Alla base dei pagamenti ricorrenti sussiste sempre un accordo tra pagatore e beneficiario e una corretta gestione delle transazioni ricorrenti può aiutare a massimizzare le vendite, riducendo costi e ottemperanze amministrative.

È fondamentale tenere in considerazione il fatto che il debitore ha la facoltà di non riconoscere la transazione e di stornare il pagamento anche a distanza di tempo. Quindi, è fondamentale che il mandato sottoscritto sia completo e chiaro in ogni sua parte, sia esso digitale o scritto.

Di seguito, le forme più utilizzate.

1.4.1.  SEPA Direct Debit (SDD)

L’Addebito Diretto Sepa (SDD) è il servizio elettronico di incassi tramite il quale è possibile effettuare in modo automatico pagamenti ripetuti con scadenza predeterminata, ad esempio abbonamenti e canoni. Vi è sottostante un mandato che deve essere sottoscritto sia dal beneficiario sia dal pagatore e opportunamente conservato dal creditore al fine di poter gestire al meglio eventuali dispute. Gli SDD sono facilmente gestibili tramite l’internet banking bancario.

Gli SDD si differenziano in due tipologie:

• Addebito Sepa Core: può essere utilizzato sia per gestire le transazioni B2C sia per le transazioni B2B. Prevede la possibilità di esercitare il diritto di rimborso delle operazioni autorizzate entro 8 settimane;
• Addebito SEPA Business to Business: può essere utilizzato solo nei rapporti tra aziende e non prevede la possibilità di rimborso delle operazioni autorizzate.

1.4.2. Pagamenti ricorrenti con Carte di pagamento

I pagamenti ricorrenti con carta vengono effettuati a scadenze prestabilite senza la presenza del debitore.

Il modo più semplice per gestire i pagamenti ricorrenti tramite carta è richiedere al proprio PSP l’attivazione del servizio di tokenizzazione che permette al creditore, attraverso la conversione dei dati della carta in token criptati, di salvare i dati della carta del pagatore e di utilizzarla per i pagamenti futuri stabiliti, senza dover richiedere nuovamente autorizzazione.

Inoltre, per la tokenizzazione è prevista un’esenzione dal rispetto della Strong Customer Authentication (SCA) e, quindi, dall’autentificazione a due fattori, rendendo l’esperienza del pagamento più fluida ed immediata. La gestione dei pagamenti ricorrenti tramite carta è facilmente gestibile per mezzo delle dashboard di pagamento collegate al proprio e-commerce.

Al fine di rispettare la normativa, i creditori, relativamente ai pagamenti ricorrenti con carta, devono garantire la presenza sulla pagina di pagamento dei termini e dei tempi di pagamento relativi alla sottoscrizione del mandato di pagamento. I creditori devono inoltre inserire un metodo di cancellazione online che sia disponibile sullo stesso sito nel quale il sottoscrittore ha accettato le condizioni.

Relativamente ai Negative Option Billing Model, che prevedono un periodo di prova gratuito di un prodotto o servizio (ad esempio di streaming) finito il quale partiranno automaticamente i pagamenti ricorrenti, è necessario inserire chiaramente la durata della prova gratuita, il prezzo e la frequenza del pagamento che inizierà una volta concluso il periodo di prova.

1.5. Pay-by-link

Come funziona: il creditore può inviare tramite link o QR Code la richiesta di pagamento, specificando l’importo e relativo oggetto. Ricevuto il link o il QR Code contenente le informazioni, il pagatore potrà concludere la transazione scegliendo la modalità di pagamento (carte, A2A, wallet digitali). Una volta confermata la transazione, il beneficiario riceverà immediatamente la notifica dell’avvenuto pagamento.

Il Pay by link è integrabile con il proprio e-commerce o attivabile indipendentemente. Tramite l’utilizzo delle API è possibile costruire l’invio massivo di link automatizzando il processo, adattandolo alle esigenze delle imprese.

2. Ottimizzazione amministrativa 

2.1.  Soluzioni avanzate per la riconciliazione dei pagamenti

Sono numerose le soluzioni che offrono miglioramenti della tesoreria aziendale utili per l’ottimizzazione dei processi amministrativi, permettendo di attivare processi virtuosi di digitalizzazione, riducendo di conseguenza le attività amministrative a basso valore aggiunto e aiutando a migliorare la propria pianificazione finanziaria.

2.1.1. Virtual IBAN

Come Funziona: il beneficiario può predisporre un IBAN virtuale ed associarlo ad ogni pagatore che quindi effettuerà il bonifico sulle coordinate univoche a lui assegnate. Poi, le transazioni verranno accreditate automaticamente sul conto corrente principale del titolare. Ciò permette una semplificazione dei processi amministrativi grazie all’identificazione univoca del pagatore/fattura a cui si riferisce il pagamento.

ll Virtual IBAN è uno strumento virtuale che permette di associare al proprio conto corrente ordinario, in modo univoco, più coordinate bancarie virtuali, senza dover aprire nuovi rapporti di conto corrente. La richiesta può avvenire direttamente presso la propria banca. Questo permette di associare ad ogni pagatore o fattura un IBAN virtuale, in modo che si possa avere evidenza in tempo reale ed automatico del pagamento effettuato corrispondente ad ogni IBAN virtuale.

2.1.2. Check IBAN

Come Funziona: attraverso il Check IBAN, al momento di effettuare una transazione tramite Bonifico SEPA, è possibile verificare immediatamente la corrispondenza tra IBAN e Codice Fiscale/ Partita IVA del Beneficiario, riducendo notevolmente errori amministrativi. Il servizio è disponibile presso i PSP aderenti che abbino deciso di offrire questa funzionalità ai loro clienti Corporate o Retail.

2.1.3. Payment Orchestration Platforms (POP)

Come Funziona: attraverso la Payment Orchestration le imprese possono integrare in un’unica piattaforma omnicanale diverse gateway di pagamento e metodi di pagamento alternativi, riconducibili a più PSP, aiutando a facilitare le riconciliazioni e a ridurre i costi legati alla gestione degli incassi. All’interno delle Payment Orchestration Platforms (POP) è inoltre possibile integrare metodi di pagamento alternativi, anche di paesi esteri; sono quindi adatte alle aziende che vendono a livello internazionale. Viene implementata da PSP specializzati.

La gestione dei pagamenti attraverso un’unica piattaforma omnicanale, oltre a permettere di offrire ai propri clienti esperienze di pagamento fortemente personalizzate e senza frizioni, limita il tasso di insuccesso delle transazioni in quanto è possibile scegliere, di volta in volta, la gateway di pagamento più adatta ad effettuare la transazione.

Inoltre, le soluzioni di payment orchestration sono molto utili in quanto consentono di unire, in un’unica piattaforma, tutti i dati dei diversi strumenti di pagamento utilizzati dall’azienda, al fine di facilitare le analisi sulle vendite e la rendicontazione.

2.1.4. Corporate Banking Interbancario (CBI)

Come Funziona: Il CBI è un servizio bancario telematico che permette alle imprese di semplificare la gestione delle attività di cash management tramite l’accesso e l’operatività su più istituti bancari tramite un unico collegamento. È possibile chiederne l’attivazione al proprio istituto di credito.

Il CBI come servizio telematico offre diverse soluzioni finanziarie e commerciali, non solo relative alla gestione di incassi e pagamenti. Infatti, alcune soluzioni di CBI, offrono servizi relativi alla fatturazione elettronica permettendo una maggiore digitalizzazione rispetto all’emissione, la ricezione e la gestione delle fatture, utili anche per le aziende con intrattengono relazioni con la Pubblica Amministrazione.

Possono inoltre essere attivate diverse funzionalità:

• attivazioni di diversi profili che possono operare sul CBI, sia solo informativi che dispositivi;
• firma digitale.

2.2. Gestione spese del personale

2.2.1. Carte aziendali

Le carte aziendali permettono di gestire le spese aziendali e dei dipendenti in trasferta in modo pratico, flessibile e sicuro. Possono essere sia fisiche che virtuali.

Le Carte Credito Virtuali, a differenza delle carte fisiche, sono generate immediatamente e messe a disposizione online per il loro utilizzo; non necessitano quindi dei tempi di spedizione della carta. Possono essere gestite centralmente online e ricaricate dell’importo definito all’occorrenza, sono personalizzabili e possono essere attivate e sospese anche da remoto, garantendo un elevato standard di sicurezza.

Le carte virtuali vengono spesso utilizzate anche per i pagamenti B2B: è possibile, infatti, creare un numero di carta anche per un solo utilizzo su cui caricare un importo stabilito per il pagamento di una singola fattura, oppure è possibile generare un numero di carta che può essere utilizzato più volte con lo stesso fornitore attribuendo a quest'ultimo un plafond prestabilito, facilitando la riconciliazione. Qualora si utilizzino carte di credito virtuali è possibile ottimizzare il proprio circolante, grazie agli addebiti posticipati, potendo inoltre personalizzare la carta in termini di valuta, importo e periodo di validità.             

Riassumiamo di seguito le principali soluzioni relative alle carte di pagamento:

• Carte di credito aziendali: hanno dei plafond prestabiliti e possono essere utilizzate e addebitate direttamente sul conto aziendale fino a 60 giorni successivi alla spesa. Vengono concesse anche come benefit aziendali ai dipendenti. Sono adatte ad effettuare tutti i tipi di transazioni, sia in Italia che all’estero, offrendo spesso anche la possibilità di attivare polizze a tutela delle trasferte. Tramite carte di credito è possibile anche effettuare il noleggio di autovetture, spesso non concesso con carte prepagate;
• Carte prepagate: a differenza delle carte di credito, devono essere ricaricate, di volta in volta, dell’importo stabilito in quanto non sono legate al conto corrente. Offrono la sicurezza di poter spendere solo quanto caricato nella carta e inoltre non richiedono una valutazione del merito creditizio per la concessione che risulta quindi più veloce;
• Carte carburante: permettono di pagare con semplicità i rifornimenti di carburante nelle stazioni di servizio italiane ed europee. Possono essere monomarca, multimarca e universali, a seconda che diano la possibilità di effettuare la spesa presso i distributori di carburante di un unico fornitore (con il vantaggio di avere eventualmente maggiori scontistiche) o da diversi fornitori (con il vantaggio di ricaricare dove si vuole). Uno dei principali vantaggi risiede nel fatto che, attraverso il pagamento tramite carte carburante, è possibile avere un unico documento tramite il quale gestire i pagamenti relativi all'acquisto di carburante velocizzando notevolmente il processo di rendicontazione.

L’emissione delle carte aziendali può essere effettuata sia dalle Banche, sia da società specializzate nella sola gestione di software per la gestione delle spese aziendali. Negli ultimi anni, infatti, grazie alla PSD2, si sono diffuse soluzioni che premettono di gestire tramite un'unica piattaforma le spese aziendali e dei dipendenti effettuate tramite carta, rendendo possibile una rendicontazione delle note spese e delle diverse spese aziendali più semplice ed automatica. Attraverso queste soluzioni, infatti, a seconda dei prodotti scelti, è possibile caricare e gestire le fatture relative a tutte le spese aziendali.

E' possibile visitare qui la pagine relativa alle convenzioni riservate agli associati di Assolombarda relativamente alle carte aziendali.

2.2.2. Mobility as a Service

È importante sottolineare che negli ultimi anni sono aumentate le soluzioni che offrono in un unico software sistemi integrati che coniugano la gestione delle spese aziendali con la mobilità come servizio (Mobility as a Service). Tali soluzioni integrano i pagamenti digitali con la mobilità cittadina; è infatti possibile acquistare facilmente i diversi servizi di mobilità pubblica, delle molteplici soluzioni sharing mobility e dei taxi attraverso un’unica piattaforma omnicanale che permette una rendicontazione automatica delle spese. Sono numerose le aziende che offrono questa tipologia di servizio ai propri dipendenti, anche all’interno dei propri servizi di Welfare, aiutando anche a migliorare l’impatto ambientale della mobilità dei propri dipendenti. Alcune di queste soluzioni sono disponibili tra le convenzioni riservate ai nostri associati.

3. Impatti dell’evoluzione normativa sull’operatività e sullo sviluppo di nuovi prodotti

Sintetizziamo in questo paragrafo gli aspetti normativi che possono avere un impatto diretto sull’operatività delle imprese.

3.1. Il concetto di Open banking

Dalla PSD2 (Payment Services Directive 2), direttiva europea sui pagamenti digitali emanata nel 2018, nasce l’Open Banking che ha il fine di rendere le transazioni bancarie all’interno dell’Unione Europea meno costose, più facili e sicure attraverso l’apertura delle interfacce di programmazione bancarie (Application Program Interface, API) ad altre società che forniscono prodotti o servizi finanziari. In questo modo anche società esterne al sistema bancario, le cosiddette terze parti o Third- Party Providers (TPP), sotto la vigilanza di Banca d’Italia, potranno sviluppare prodotti e servizi finanziari utilizzando i dati forniti dalle Banche. Questo cambiamento ha portato una maggior competizione nel mondo dei pagamenti grazie all’ingresso di nuovi attori che hanno aiutato a migliorare e a diversificare l’offerta. I dati dei clienti possono essere condivisi previa autorizzazione.

Al fine di salvaguardare la sicurezza dei pagamenti online, la PSD2 ha introdotto la Strong Customer Authentication (SCA), processo di autenticazione a due fattori che prevede per l’ultimazione della transazione richiesta dal pagatore, la presenza di almeno due dei seguenti tre requisiti:

• informazioni note solo al cliente (es. un PIN o una password);
• un oggetto posseduto solo dal cliente (es. smartphone);
• caratteristiche possedute dal cliente (es. le impronte digitali o il volto).

3.2. Il limite al contante

In Italia la soglia del limite alle transazioni in contanti è stata più volte modificata; a partire dal 01 gennaio 2023 la soglia è stata alzata ad euro 4.999,99. Questo vuol dire che non è possibile effettuare transazioni in contanti tra entità giuridiche distinte per importi superiori a 5.000 euro. È importante sottolineare che ad essere sanzionabili sono entrambe le parti, quindi sia chi paga sia chi accetta il denaro. Per effettuare le transazioni di importo superiore ai 5.000 euro dovranno quindi essere utilizzati metodi di pagamento tracciabili; è possibile tuttavia effettuare la transazione in parte in contanti (fino al limite consentito dalla legge) e in parte tramite strumento tracciabile.

3.3. Cybersecurity

Il modo dei pagamenti digitali, in particolare nel mondo e-commerce, ha assistito al prolificare di truffe telematiche a danno sia dei consumatori che dei beneficiari dei pagamenti. In questo contesto di continuo aumento delle transazioni è fondamentale quindi tutelarsi al meglio ed investire nella sicurezza informatica. Assolombarda ha attivo un servizio dedicato al tema della Cyber Security, accessibile al seguente link.

3.4. Glossario

Il mondo dei pagamenti digitali è caratterizzato da un continuo mutamento, anche nel linguaggio. Banca d’Italia fornisce un Glossario approfondito con tutti i termini, e le sigle, utili per comprendere al meglio la terminologia specifica. Il Glossario è consultabile al seguente link.